Produzir eventos patrocinados pode não ser uma tarefa fácil, mas não é impossível. Diferente das produções autônomas, em que toda a renda provém da venda de ingressos ou produtos, os demais eventos precisam arrecadar investimento antes mesmo de ocorrem. Porém, as vantagens são muitas! Além de conseguir mais recursos para realizar um evento ainda melhor, você ainda criará um relacionamento duradouro com marcas e demais interessados. Pensando nisso, preparamos uma série de dicas para ajudar você neste processo.

1. Planeje bem

Defina qual o objetivo do seu evento. Gerar networking? Agenda de palestras? Seja qual for o assunto, é importante que esteja bem claro como irá funcionar, o que irá oferecer aos participantes e, principalmente, quem é o público-alvo. Ao definir o nicho, você estará também especificando ao cliente quem serão as pessoas com quem a marca do patrocinador irá interagir. Deixe bem claro alguns itens como:

• Faixa etária
• Onde mora
• Quais interesses
• Ocupação
• Poder aquisitivo

O planejamento precisa estar o mais completo possível, principalmente para que o potencial patrocinador consiga imaginar o encaixe da marca no evento e confie na sua organização. Além disto, detalhe os investimentos necessários em cada ponto e prepare uma espécie de calendário de atividades necessárias para a organização do evento. Desta forma, vocês terão flexibilidade para a negociação e preparo.

2. Monte uma apresentação incrível

O potencial patrocinador precisa se sentir encantado em fazer parte do projeto. Portanto, a apresentação deve ser direta ao ponto, conter os objetivos principais, ser elegante, profissional e com conteúdo adequado. Confira alguns itens indispensáveis:

• Cronograma: Elabore um calendário de tudo o que deve acontecer no evento. Se ainda não estiver com tudo definido, deixe ao menos os espaços demarcados.
• Edições anteriores: Se houver, mostre o desempenho, as aparições na mídia, o número de pessoas participantes, a relação com os patrocinadores anteriores e o engajamento gerado pelo público. Caso o evento seja pioneiro, justifique a importância de seu lançamento.
• Plano de divulgação: Tenha uma estratégia de mídia e publicidade prontas. Você não precisa se aprofundar tanto para não tornar a apresentação tão extensa, mas é importante que esta contenha os canais que serão utilizados e a proposta.
• Projeto de patrocínio: A parte final de sua apresentação é uma das mais importantes. Aqui você deve apresentar as opções de planos de patrocínio, deixando claro o valor e os benefícios que cada um dos planos oferece. Exemplos: distribuição de brindes da marca, destaque no hotsite do evento, logotipo presente no telão e/ou nos panfletos, stand no evento, menção e postagem nas redes sociais, etc.

3. Corra atrás!

Elabore uma lista ou planilha com os potenciais patrocinadores. Não esqueça de incluir nome, forma de contato, valor estimado, entre outros. Tendo esta lista em mãos, é hora de entrar em contato. O melhor é contatar diretamente a pessoa que vai decidir sobre o patrocínio. Normalmente é o responsável pelo Marketing, Eventos ou Parcerias da empresa.

Nesta hora é muito importante ter profissionalismo! Faça uma abordagem inicial por e-mail ou telefone para agendar uma reunião e, somente nela, fale sobre dinheiro. Se você receber um “Não”, não insista. Isso pode acabar com a sua reputação e com oportunidades futuras. Para que isto não aconteça, pesquise bastante sobre a empresa, eventos que ela já tenha patrocinado e outras parcerias. Isto pode ser essencial para a elaboração dos seus argumentos.

Viu como não é tão difícil? Com alguns cuidados especiais e um bom preparo você pode criar grandes oportunidade e parcerias!