A maioria dos eventos profissionais ou de entretenimento possui categorias diferentes de públicos, bem como oferecem preços diferentes conforme o período de compra do ingresso. Neste post iremos discutir como você pode definir suas categorias e lotes, de modo a otimizar a venda de ingressos!
Na plataforma Ingressar.me e no meio de organização de eventos, as categorias de ingressos se referem a tipos diferentes de público ou de “privilégios” no momento do evento. Por exemplo:
Dentro de cada categoria, os lotes de ingressos definem um determinado preço cobrado e um certo período de venda. Por exemplo, na categoria “camarote” de um certo show, seria possível configurar os lotes:
Percebemos que um lote é definido, portanto, pelas seguintes características:
Definir com sabedoria os lotes de ingressos para seu evento é um ponto crucial para seu sucesso!
Oferecer lotes do tipo “early sales”, “pré-venda” ou similares costuma ser uma boa prática para seu evento. Isto porque quanto mais cedo você souber quantas pessoas irão ao seu evento, mais cedo poderá planejar a organização em todos os seus aspectos: espaço físico necessário, acomodações, alimentação, material a ser distribuído, etc. E, claro, mais precoces serão as receitas do evento.
Com o dinheiro em mãos e com uma estimativa de contagem final de participantes, você poderá negociar condições melhores com seus fornecedores relacionados à organização do evento e reduzirá as chances de subestimar ou superestimar sua infra-estrutura.
O melhor período para oferecer este tipo de ingresso varia conforme as particularidades de cada evento, mas em geral é da ordem de alguns meses antecedendo o evento. E, claro, o valor deve ser consideravelmente menor do que os praticados nos lotes subsequentes, para que fique realmente vantajoso ao público adquirir ingressos com tamanha antecipação.
A lógica de definição dos preços dos ingressos em cada lote é simples: conforme o lote se aproxima da data do evento, mais caro ele fica. Mas para saber exatamente quanto deve aumentar a cada novo lote, tome como referência os valores extremos, isto é, o valor mais baixo que se pode cobrar (no primeiro lote) e o valor mais alto a ser cobrado (no dia do evento).
Defina, primeiro, o valor final, compatível com o mercado de eventos semelhantes. Depois, defina o valor mais baixo que pode cobrar, que, dependendo do evento, pode chegar a ser até 50 a 80% mais barato do que o valor mais alto! Conhecendo estes dois limites de preços, o próximo passo é definir a quantidade inicial de lotes e seus períodos de venda.
Exemplo de como você pode definir os períodos de venda de lotes. O curso A se realiza na primeira semana do mês, e o curso B, na última semana. As vendas de inscrições para o curso B já estão correndo, mas observe que o lote 1 encerra suas vendas alguns dias após o término do curso A. Desta forma, os participantes do curso A podem ser informado de que poderão adquirir ingressos para o curso B, com valor baixo, se comprar os ingresses ainda antes do encerramento do lote 1.
A quantidade de lotes a ser oferecida numa dada categoria de ingressos depende principalmente da antecedência com que se iniciam as vendas. Quanto mais cedo, presumivelmente mais lotes haverá ao todo. Isto nem sempre é verdade, pois eventos com uma campanha de marketing mais agressiva, sobretudo em seus períodos finais, podem ter lotes “relâmpago”, isto é, com períodos de venda de poucos dias ou horas, se estiverem no contexto de alguma promoção, por exemplo.
No exemplo que fornecemos mais acima, o evento conta com 5 lotes de ingressos por categoria, sendo que os lotes mais próximos da data do evento possuem períodos de venda mais curtos. Esta é a lógica que se aplica à maioria dos eventos, pois conforme se aproxima da data do evento, mais pessoas tendem a se interessar por ele, e havendo lotes com períodos de venda mais curto, isto estimula a compra de ingressos com brevidade, já que os participantes sabem que os preços tendem a aumentar nos lotes subsequentes.
Se durante o período total de vendas que antecedem o evento houver algum outro evento ou acontecimento marcante, como uma participação na mídia ou algum curso realizado no mesmo local do evento de interesse, você pode considerar essas datas-chave ao planejar os períodos de venda dos lotes. Por exemplo: se você está promovendo um curso que se realizará na última semana de janeiro, mas haverá um outro curso com o mesmo público-alvo na primeira semana de janeiro, você pode criar um lote com período de venda que termine alguns dias após o fim do curso da primeira semana de janeiro. Assim, você poderá divulgar o novo curso para os presentes e informá-los de que eles podem comprar ingressos ainda pelo preço do lote vigente até o final da semana ou até alguns dias após, no máximo.
Em geral, é uma boa prática limitar a quantidade de ingressos por lote. Isto permite que você dimensione melhor o grau de interesse de público no evento. Por exemplo: se você abriu um lote de venda com 100 ingressos durando 2 meses, mas logo nos primeiros 15 dias o lote já se esgotou, isto é um indicativo de que seu evento está tendo um interesse do público maior do que o esperado.
Com isso, você pode, por exemplo, abrir um novo lote com nova quantidade de ingressos, para atender à demanda. Pode inclusive aumentar um pouco o preço neste novo lote!
E você? Já passou pela situação de ter que definir lotes de ingressos? Compartilhe sua experiência nos comentários abaixo!